1. Veri sorumlusu ve kapsam
Bu politika, Mia Hukuk Bürosu’nun web sitesi ile Mia Dosya Bilgilendirme ve İletişim Sistemi üzerinden yürütülen iletişim faaliyetlerini kapsar.
Mia Hukuk Bürosu
VIATWINS, Söğütözü Mahallesi, 2177. Cadde No:10B, Daire:137, 06510 Çankaya / Ankara
Telefon: (0312) 419 91 91
Bankalar, adli ve idari merciler ile diğer bağımsız veri sorumlularının kendi sistemlerindeki işlemler ayrıca ilgili kurumların sorumluluğundadır.
2. Sistemin amacı ve sınırları
Sistem, ziyaretçilerin genel büro bilgilerine ulaşmasını, iletişim talebi bırakmasını, kendi başlattıkları görüşmede genel süreç bilgisi almasını ve gerektiğinde canlı çağrı merkezi operatörüne yönlendirilmesini destekler.
Bu iletişim kanalı borç tahsilatı amacıyla kullanılmaz. Sistem WhatsApp üzerinden ödeme talep etmez, ödeme linki veya hesap numarası göndermez, taksit ya da indirim pazarlığı yürütmez, ödeme taahhüdü almaz, kişileri ödeme ihtimaline göre sınıflandırmaz ve hukuki sonucu olan otomatik karar vermez.
Dosyaya özgü bilgi ancak gerekli kimlik ve yetki kontrollerinden sonra yetkili büro personeli tarafından değerlendirilir. WhatsApp üzerinden yapılan görüşme resmî tebligat, ödeme, sulh, ibra veya icra dosyasına usulî başvuru yerine geçmez.
3. İşlenen veriler
- İletişim bilgileri: Ad-soyad, telefon numarası ve kişinin kendisinin ilettiği diğer iletişim bilgileri.
- İletişim tercihleri: WhatsApp üzerinden iletişim izni, izin kaynağı ve zamanı ile iletişimi durdurma talebi.
- Mesaj kayıtları: Kişinin gönderdiği mesajlar, yanıtlar, zaman ve teslim bilgileri ile canlı operatöre aktarım kaydı.
- Sınırlı dosya referansları: Kişinin kendi talebiyle verdiği, başvurunun doğru birime yönlendirilmesi için gerekli sınırlı bilgiler.
- Teknik veriler: Güvenlik ve hata incelemesi için IP adresi, tarayıcı, erişim zamanı ve uygulama günlükleri.
WhatsApp görüşmesinde tam T.C. kimlik numarası, banka veya kart bilgisi, parola ya da doğrulama kodu istenmez. Kimlik doğrulaması gereken hâllerde güvenli ve uygun başka bir kanal kullanılır.
4. Amaçlar ve hukuki sebepler
Veriler, talebi yanıtlamak, doğru büro birimine yönlendirmek, canlı destek sağlamak, iletişim izni ve vazgeçme kayıtlarını yönetmek, bilgi güvenliğini sağlamak ve mevzuattan doğan yükümlülükleri yerine getirmek amacıyla işlenir.
Somut faaliyete göre 6698 sayılı Kanun’un 5 inci maddesindeki kanunlarda açıkça öngörülme, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ile temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat şartları değerlendirilebilir. Açık rıza gereken ayrı bir işlem varsa aydınlatmadan ayrı olarak alınır.
WhatsApp iletişim izni, Meta platformunun aradığı kanal iznidir. Bu izin, bütün kişisel veri işleme faaliyetlerine toplu ve sınırsız açık rıza verildiği anlamına gelmez.
5. Hizmet sağlayıcılar ve aktarım
Meta / WhatsApp: Kanal kullanıldığında telefon numarası, mesaj içeriği ve teslim bilgileri Meta’nın iletişim altyapısı üzerinden işlenir. Yalnız kişilerin açıkça WhatsApp iletişimini kabul ettiği ve beklediği görüşmeler yürütülür.
OpenAI: Otomatik yanıt desteği etkin olduğunda mesajın yanıt için gerekli sınırlı bölümü ve sınırlı konuşma bağlamı hizmete iletilebilir. Sistem genel amaçlı bir yapay zekâ hizmeti sunmaz. Yanıtlar Mia Hukuk Bürosu’nun iletişim ve yönlendirme kapsamıyla sınırlandırılır.
Barındırma ve bağlantı hizmetleri: Site sunumu, webhook iletimi, erişim güvenliği ve hata kayıtları için teknik hizmet sağlayıcılardan yararlanılabilir.
Google Haritalar: İletişim sayfasındaki gömülü harita görüntülendiğinde IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgileri Google tarafından işlenebilir. Haritayı kullanmak istemeyen ziyaretçiler adresi metin olarak görüntüleyebilir.
Yurt dışı aktarımı gerektiren bir hizmet kullanıldığında 6698 sayılı Kanun’un 9 uncu maddesindeki güncel aktarım şartları ayrıca değerlendirilir. Bu politika tek başına yurt dışı aktarım izni oluşturmaz.
6. Saklama ve güvenlik
İletişim ve teknik kayıtlar, işleme amacı, hukuki dosyanın durumu, ispat ve denetim ihtiyacı ile uygulanabilir saklama yükümlülükleri dikkate alınarak gerekli süre boyunca tutulur. İşleme şartları ortadan kalktığında silme, yok etme veya anonimleştirme süreçleri uygulanır.
Dosya bilgisine erişim yetkili personelle sınırlandırılır. Telefon numarasının eşleşmesi tek başına kimlik doğrulaması sayılmaz. Başka kişiye ait bilgi paylaşılmasını önlemek amacıyla ek doğrulama istenebilir.
7. Haklar ve başvuru
KVKK madde 11 kapsamında verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme, işleme amacını ve aktarılan alıcıları öğrenme, yanlış verilerin düzeltilmesini isteme, kanuni koşullarda silme veya yok etme talep etme ve münhasıran otomatik analiz sonucuna itiraz etme haklarınız bulunmaktadır.
Başvuru yöntemi için Veri Silme Talebi sayfasını inceleyebilirsiniz. WhatsApp iletişimini durdurmak için görüşmede DUR yazabilir veya büroya bildirimde bulunabilirsiniz.